TERMINOLOGI PROTOKOLER
Dalam sebuah kantor tidak lepas dari berbagai kegiatan, antara lain
mulai dari menerima tamu, rapat, opening ceremony dalam sebuah seminar
atau konferensi, kunjungan dari dan keinstansi, penandatanganan
kontrakkerja, studi banding.Kegiatan tersebut perlu dirancang tata
penyelenggaraannya supaya prosesnya dapat berjalan dengan lancer dan
efektif. Di samping itu pejabat,semua tamu undangan atau semua yang
terlibat dalam sebuaha cara tersebut akan merasa mendapatkan
penghormatan yang layak. Oleh karena itu berbagai tahapan kegiatan perlu
diatur. Tata aturan dan tata karma (etiket) mengenai penyelenggaraan cara
dikenal dengan nama Protokol. Di dalam masyarakat protocol sering
disamakan dengan pembawa acara (master of ceremoney). Sesungguhnya
pembawa acara merupakan bagian dari aktivitas protocol.
Awalnya protocol berarti suatu rule politeness yang berisi aturan,
hukum atau perjanjian yang telah disepakati bersama dalam hubungan
diplomatik. Menurut UU no. 8/ tahun 1987 Protokol adalah serangkaian
aturan dalam kenegaraan atau cara resmi yang meliputi aturan mengenai
tata tempat, tata upacara, tata penghormatan kepada seseoramg sesuai
dengan jabatan atau kedudukannya dalam Negara, pemerintahan dan
masyarakat. Dalam hubungan internasional, protocol diartikan
perjanjian/persetujuan internasional. Kemudian dalam perkembangan
fenomena istilah protocol dipakai dalam tata penyelenggaraan sebuah event
organizer.
Perencanaan dan penyelenggaraan sebuaha cara merupakan taste
tersendiri dan sebagai bagian dari prestise sebuah lembaga. Pada dasarnya
penyelenggaraan protocol merupakan bentuk pelayanan kepada pihak lain
dalam rangka pencapaian tujuan yang melekat pada acara itu sendiri. Sebuah
lembaga mempunyai brand imagesyang perludi bangun untuk dikenalkan
dengan lembaga lain, salah satu cara, ketika lembaga tersebut berhubungan/
bekerjasama dengan pihak lain. Kerjasama tersebut, baik menyangkut
kelembagaan dan perorangan selalu tidak lepas dari aktivitas protokoler.
Pihak lain akan merasa ditempatkan pada posisinya (dihormati), diterima
dengan baik, dihargai eksistensinya. Salah satu medianya adalah bagaimana
lembaga tersebut memenuhi aturan-aturan dalam protocol. Dengan
kerjasama disertai dengan aturan protokoler yang benar akan menambah
percayadiri, memiliki sense of respect dalam menjaga brand image. Dengan
image yang dibangun oleh lembagaakan dapat mempolakan pada sebuah
budaya yang baik dalam upaya menjunjung peradaban.
Protokol dapat diklasifikasikan dalam berbagai bentuk, yang meliputi:
a) formal/resmi; upacara kenegaraan, pelantikan pejabat/serah terima
jabatan, MOU, seminar/lokakarya, konferensi, kunjungan pejabat,
pembukaan rapat kerja, b) semi formal: social gathering (temu alumni,
keakraban, pengajian-pengajaian, acara dinner/table manner),c ) informal:
acara ulang tahun, pesta kebun, dll). Kegiatan yang sering diselenggarakan
dalam kantor pada umumnya bersifat resmi/dinas. Ada beberapa tujuan
dalam protokoler, antara lain: sebagai bentuk penghormatan, kegiatan dapat
berlangsunglancer dan terarah, meningkatkan kepercayaan/kewibawaan.
Agar seluruh rangkaian kegiatan tersebut mempunyai dampak atau berkesan
positif maka perlu sumber daya manusia yang benar-benarmumpuni dalam
kegiatan ini. Beberapa kualifikasi yang dibutuhkan, meliputi: a) mempunyai
human relation bagus, b) mampu bekerjasama, c) mampu berpikir taktis, d)
mempunyai wawasan luas dalam bidangnya, e) rasa tanggungjawab tinggi, f)
berkomunika silancar, g) tidak mudah tersinggung, h) mau bekerja keras, i)
disiplin waktu,
Adapun beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam protokoler.
Ruang lingkupnya meliputi:
a) tata acara,
b) tata penghormatan
c) tata ruang/tempat ,
d) tata cahaya/suara,
e) tata busana,
f) konsumsi ,
g) tata warkat,
Tata acara merupakan urut-urutan/ tahapan dari setiap aktivitas dalam
penyelenggaraan/ seremonial sebuah kegiatan.Rangkaian aktivitas tentu
berbeda untuk acara pelantikan pejabat dengan pembukaan seminar atau
upacara pembukaan konferensi/konggres. Sebagai contoh, misalnya upacara
peresmian gedung: 1) laporan pemimpin proyek, 2) Sambutan pejabat
tertinggidari level bawah keatas (dekan,selanjutnya rektor atau gubernur
dahulu kemudian menteri) 3) Peresmian penggunaan gedung dengan
pemukulan gong atau penandatanganan naskah serahterima, 4) Ramah
tamah, 5) Peninjauan, 6) Penutup. Contoh tersebut tentu lain dengan tata
acara pembukaan seminar.
Adapun tata penghormatan pada penyelenggaran acara untuk tamu
yang mempunyai kedudukan lebih tinggi ditempatkan pada urutan yang
pertama. Namun ketika ada acara sambutan maka susunannya dibalik, yakni
yang mempunyai kedudukan yang lebihrendah ditempatkan dimuka. Yang
penting juga Pembawa Acara harus mampu menyusun kalimat yang
sistematis dan menyebutkan dengan benar nama dan titel yang melekat pada
pejabat tersebut.
Penataan ruang menjadi bagian penting karena harus disesuaikan
antara banyaknya orang yang terlibat dalam acara dengan kapasitas
ruangan. Perhatian ruangan tidakhanya pada tempat yang akan
diselenggarakannya acara/gedungnya akan tetapi perlu dipersiapkan juga
permasalahanan kesiapan keamanan, penyesuaian kapasitas ruang parkir,
ruangsiding kalau diperlukan, serta kebersihan kamar kecil serta fasilitas
lain. Selanjutnya perlu pengaturan tempatduduk. Tamu undangnan, tempat
MC, dan personil lainnya sesuai dengan perannya. Tamu VVIP /VIP
ditempatkan pada tempat yang paling strategis untuk dapat menikmati acara
yang berlangsung. Untuk susunan penempatan tempat duduk, pada
prinsipnya untuk tempat duduk yang dihormati adalah disamping kanan
yang mendampinginya.Apabila berderet, jumlah deretannya gasal maka
yang paling tengah adalah yang paling dihormati, dan deretan kepinggir
semakin menuju pada yang lebih rendah. Untuk tata cahaya dapat
disesuaikan dengan kondisinya, apakah pagi, siang atau malam. Demikian
juga tata suara hendaknya diperhitungkan bahwa para tamu yang duduk
dibagian belakang pun dapat mendengar dan melihat prosesi jalannya acara.
Tata busana yang dipakai merupakan bentuk perhormatan baik pada
pribadi yang memakai maupun wibawa lembaga. Kalau acara tersebut
sangat formal maka akan lebih tepat kalau yang dipakai adalah pakaian
dinas, akan tepati kalau semi formal mungkin batik akan lebih tepat.
Masalah pakaian akan sangat tergantung juga dengan tujuan berlangsungnya
sebuah acara. Jenis pakaian apa yang harus dikenakan perlu informasikan
kepada peserta dengan mencantumkannya dalam undangan yang
disampaikan. Untuk masalah konsumsi perludisesuaikan dengan waktu
pembuatannya, misalnya kalau acara malam, maka waktu pemesanannya
sebaiknya jangan terlalu pagi, supaya menghindari kemungkinan makanan
tersebut basi. Komposisi jenis makanan juga perlu dipertimbangkan dan
menyesuaiakan pada level mana para tamu undangannya.
Persoalan tatawarkat menyangkut keperluan korespondensi. Mungkin
saja sebelum acara berlangsung sudah melakukan komunikasi melalui surat
maupun berurusan dengan dokumentasi lain. Simpanlah dokumentasi yang
akan diperlukan, kalaupun ada dokumentasi yang dikirimkan jangan lupa
difotocopy, / salinannya agar apa bilater jadi kehilangan / kerusakan ada
gantinya. Panitia perlu memahami bagaimana menyusun arsip yang baik,
supaya kalau diperlukan dapat mudah diketemukan. Yang paling aman
adalah mengelompokkan dokumen sesuai dengan subye katau pokok soal.
Dalammembuat surat dinas perlu mematuhi Petunjuk Pelaksanaan
(yang berlaku/ kalau ada dalam kantor). Biasanya untuk surat dinas
menggunakan bentuk block style/semi block. Beberapa prinsip yang
penting dapat dieterapkan adalah:
a) Pahami bagian-bagian surat (penulisan alamat yang dituju harus
jelas, penyebutan nama harus benar, alamat harus jelasdan detail),
b) Memakai kata baku,
c) Susunan kalimat harus jelas dan sistematis dan,
d) Lengkap (apa yang diperlukan harus termuat dalam surat),
Misalnya kalau panitia menghendak iaturan pakaian, yang
dicantumkan dalam surat. Kalau panitia membutuhkan dokumen
yang perlu dibawa peserta / tamu undangan juga perlu
dicantumkan, Kalau panitia menghendaki acara tepat, perlu
mencanatumkan aturan kedatangnan, misalnya 15 menit sebelum
acara peserta sudahada di ruangan.
Perlu dipertimbangkan pula terkait dengan jeda antara pemberian undangan
dengan waktu kegiatan acara. Hal inipenting untuk peserta dapat
mempersiapkan dokumen yang diperlukan, mempelajaria cara rapat serta
menyusun jadwal mereka.