0

TERMINOLOGI PROTOKOLER

TERMINOLOGI PROTOKOLER

 

Dalam sebuah kantor tidak lepas dari berbagai kegiatan, antara lain

mulai dari menerima tamu, rapat,  opening ceremony  dalam sebuah seminar

atau konferensi, kunjungan dari dan keinstansi, penandatanganan

kontrakkerja, studi banding.Kegiatan tersebut perlu dirancang tata

penyelenggaraannya supaya prosesnya dapat berjalan dengan lancer dan

efektif. Di samping itu pejabat,semua tamu undangan atau semua yang

terlibat dalam sebuaha cara tersebut akan merasa mendapatkan

penghormatan yang  layak. Oleh karena itu berbagai tahapan kegiatan perlu

diatur. Tata aturan dan tata karma (etiket) mengenai penyelenggaraan cara

dikenal dengan nama Protokol. Di dalam masyarakat protocol sering

disamakan dengan pembawa acara (master of ceremoney). Sesungguhnya

pembawa acara merupakan bagian dari aktivitas protocol.

Awalnya protocol berarti suatu rule politeness yang berisi aturan,

hukum atau perjanjian yang telah disepakati bersama dalam hubungan

diplomatik. Menurut UU no. 8/ tahun 1987 Protokol adalah serangkaian

aturan dalam kenegaraan atau  cara resmi yang meliputi aturan mengenai

tata tempat, tata upacara, tata penghormatan kepada seseoramg sesuai

dengan jabatan atau kedudukannya dalam Negara, pemerintahan dan

masyarakat. Dalam hubungan internasional,  protocol diartikan

perjanjian/persetujuan internasional. Kemudian dalam perkembangan

fenomena istilah protocol dipakai dalam tata penyelenggaraan sebuah event

organizer.

Perencanaan dan penyelenggaraan sebuaha cara merupakan taste

tersendiri dan sebagai  bagian dari prestise sebuah lembaga. Pada dasarnya

penyelenggaraan protocol merupakan bentuk pelayanan kepada pihak lain

dalam rangka pencapaian tujuan yang melekat pada acara  itu sendiri. Sebuah

lembaga  mempunyai  brand imagesyang perludi  bangun  untuk  dikenalkan

dengan  lembaga lain, salah  satu  cara, ketika  lembaga  tersebut  berhubungan/

bekerjasama  dengan  pihak lain. Kerjasama  tersebut,  baik  menyangkut

kelembagaan  dan  perorangan  selalu  tidak  lepas  dari  aktivitas  protokoler.

Pihak lain akan  merasa  ditempatkan  pada  posisinya (dihormati), diterima

dengan  baik, dihargai  eksistensinya.  Salah satu  medianya  adalah  bagaimana

lembaga  tersebut  memenuhi  aturan-aturan  dalam protocol. Dengan

kerjasama  disertai  dengan  aturan  protokoler yang benar  akan  menambah

percayadiri, memiliki  sense of respect dalam  menjaga brand image. Dengan

image yang dibangun  oleh  lembagaakan  dapat  mempolakan  pada  sebuah

budaya  yang baik dalam  upaya  menjunjung peradaban.

Protokol  dapat  diklasifikasikan dalam  berbagai  bentuk, yang meliputi:

a) formal/resmi; upacara  kenegaraan, pelantikan  pejabat/serah  terima

jabatan, MOU, seminar/lokakarya, konferensi, kunjungan  pejabat,

pembukaan  rapat  kerja, b) semi formal: social gathering (temu alumni,

keakraban, pengajian-pengajaian, acara  dinner/table manner),c  ) informal:

acara  ulang  tahun, pesta  kebun, dll). Kegiatan yang  sering  diselenggarakan

dalam  kantor  pada  umumnya  bersifat  resmi/dinas. Ada beberapa  tujuan

dalam  protokoler, antara lain: sebagai  bentuk  penghormatan, kegiatan  dapat

berlangsunglancer  dan  terarah, meningkatkan  kepercayaan/kewibawaan.

Agar  seluruh  rangkaian  kegiatan  tersebut  mempunyai  dampak  atau  berkesan

positif  maka  perlu  sumber  daya  manusia yang benar-benarmumpuni  dalam

kegiatan  ini. Beberapa  kualifikasi yang dibutuhkan, meliputi: a) mempunyai

human relation bagus, b) mampu  bekerjasama, c) mampu  berpikir  taktis, d)

mempunyai wawasan  luas dalam bidangnya, e) rasa tanggungjawab tinggi, f)

berkomunika  silancar, g) tidak  mudah  tersinggung, h) mau  bekerja  keras, i)

disiplin waktu,

Adapun  beberapa  hal yang perlu  diperhatikan  dalam  protokoler.

Ruang  lingkupnya  meliputi:

a) tata acara,

b) tata penghormatan

c) tata ruang/tempat ,

d) tata cahaya/suara,

e) tata busana,

f) konsumsi ,

g) tata warkat,

Tata acara  merupakan  urut-urutan/  tahapan  dari  setiap  aktivitas  dalam

penyelenggaraan/  seremonial  sebuah  kegiatan.Rangkaian  aktivitas  tentu

berbeda  untuk  acara  pelantikan  pejabat  dengan  pembukaan seminar atau

upacara  pembukaan  konferensi/konggres. Sebagai  contoh, misalnya  upacara

peresmian  gedung:  1) laporan  pemimpin  proyek, 2) Sambutan  pejabat

tertinggidari level bawah  keatas (dekan,selanjutnya  rektor atau  gubernur

dahulu  kemudian  menteri) 3)  Peresmian  penggunaan  gedung  dengan

pemukulan gong atau  penandatanganan  naskah  serahterima, 4) Ramah

tamah,  5) Peninjauan, 6) Penutup. Contoh  tersebut  tentu lain dengan  tata

acara pembukaan seminar.

Adapun  tata  penghormatan  pada  penyelenggaran  acara  untuk  tamu

yang mempunyai  kedudukan  lebih  tinggi  ditempatkan  pada  urutan yang

pertama. Namun  ketika  ada  acara  sambutan  maka  susunannya  dibalik, yakni

yang mempunyai  kedudukan yang lebihrendah  ditempatkan  dimuka. Yang

penting  juga  Pembawa  Acara  harus  mampu  menyusun  kalimat yang

sistematis  dan  menyebutkan  dengan  benar  nama  dan  titel yang melekat  pada

pejabat tersebut.

Penataan  ruang  menjadi  bagian  penting  karena  harus  disesuaikan

antara  banyaknya orang yang terlibat  dalam  acara  dengan  kapasitas

ruangan. Perhatian  ruangan  tidakhanya  pada  tempat  yang akan

diselenggarakannya  acara/gedungnya  akan  tetapi  perlu  dipersiapkan  juga

permasalahanan  kesiapan  keamanan, penyesuaian  kapasitas  ruang  parkir,

ruangsiding  kalau  diperlukan, serta  kebersihan  kamar  kecil  serta  fasilitas

lain. Selanjutnya  perlu  pengaturan  tempatduduk.  Tamu  undangnan, tempat

MC, dan  personil  lainnya  sesuai  dengan  perannya. Tamu  VVIP  /VIP

ditempatkan  pada  tempat yang paling strategis  untuk  dapat  menikmati  acara

yang berlangsung. Untuk  susunan  penempatan  tempat  duduk, pada

prinsipnya  untuk  tempat  duduk yang  dihormati  adalah  disamping  kanan

yang mendampinginya.Apabila  berderet, jumlah  deretannya  gasal  maka

yang paling tengah  adalah yang paling dihormati, dan  deretan  kepinggir

semakin  menuju  pada yang lebih  rendah. Untuk  tata  cahaya  dapat

disesuaikan  dengan  kondisinya, apakah  pagi, siang  atau  malam.  Demikian

juga  tata  suara  hendaknya  diperhitungkan  bahwa  para  tamu yang duduk

dibagian belakang pun dapat  mendengar dan  melihat prosesi jalannya acara.

Tata busana yang dipakai  merupakan  bentuk  perhormatan  baik  pada

pribadi yang memakai  maupun  wibawa  lembaga. Kalau  acara  tersebut

sangat formal maka  akan  lebih  tepat  kalau yang dipakai  adalah  pakaian

dinas, akan  tepati  kalau semi formal mungkin batik akan  lebih  tepat.

Masalah  pakaian  akan  sangat  tergantung  juga  dengan  tujuan  berlangsungnya

sebuah  acara. Jenis  pakaian  apa  yang harus  dikenakan  perlu  informasikan

kepada  peserta  dengan  mencantumkannya  dalam  undangan yang

disampaikan. Untuk  masalah  konsumsi  perludisesuaikan  dengan  waktu

pembuatannya, misalnya  kalau  acara  malam, maka  waktu  pemesanannya

sebaiknya  jangan  terlalu  pagi, supaya  menghindari  kemungkinan  makanan

tersebut  basi. Komposisi  jenis  makanan  juga  perlu  dipertimbangkan  dan

menyesuaiakan pada level mana para tamu  undangannya.

Persoalan  tatawarkat  menyangkut  keperluan  korespondensi. Mungkin

saja  sebelum  acara  berlangsung  sudah  melakukan  komunikasi  melalui  surat

maupun  berurusan  dengan  dokumentasi lain. Simpanlah  dokumentasi yang

akan  diperlukan, kalaupun  ada  dokumentasi yang dikirimkan  jangan  lupa

difotocopy,  /  salinannya agar apa  bilater  jadi  kehilangan  /  kerusakan  ada

gantinya. Panitia  perlu  memahami  bagaimana  menyusun  arsip yang baik,

supaya  kalau  diperlukan  dapat  mudah  diketemukan. Yang paling aman

adalah  mengelompokkan dokumen sesuai dengan subye katau pokok soal.

Dalammembuat  surat  dinas  perlu  mematuhi  Petunjuk  Pelaksanaan

(yang berlaku/  kalau  ada  dalam  kantor). Biasanya  untuk  surat  dinas

menggunakan  bentuk block style/semi block. Beberapa  prinsip yang

penting dapat dieterapkan adalah:

a) Pahami  bagian-bagian  surat (penulisan  alamat yang dituju  harus

jelas, penyebutan  nama  harus benar, alamat harus jelasdan detail),

b) Memakai kata baku,

c) Susunan kalimat  harus jelas dan sistematis dan,

d) Lengkap (apa yang diperlukan  harus  termuat  dalam  surat),

Misalnya  kalau  panitia  menghendak  iaturan  pakaian, yang

dicantumkan  dalam  surat. Kalau  panitia  membutuhkan  dokumen

yang perlu  dibawa  peserta  /  tamu  undangan  juga  perlu

dicantumkan, Kalau  panitia  menghendaki  acara  tepat, perlu

mencanatumkan  aturan  kedatangnan, misalnya 15 menit  sebelum

acara peserta sudahada di ruangan.

Perlu dipertimbangkan pula terkait dengan  jeda antara pemberian  undangan

dengan waktu kegiatan acara. Hal inipenting  untuk peserta dapat

mempersiapkan dokumen yang diperlukan, mempelajaria cara rapat serta

menyusun  jadwal  mereka.

wadmin

Tinggalkan Balasan

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *